Einleitung

Viele Veranstalter von Online-Weiterbildungen stehen vor technischen Herausforderungen, die den Erfolg eines Webinars gefährden können. Technische Pannen frustrieren das Publikum und verringern die Wahrscheinlichkeit eines erneuten Besuchs eines Webinars. Eine gute Vorbereitung sorgt für einen reibungslosen Ablauf. Die richtige Nachbereitung ist ebenfalls entscheidend, um sicherzustellen, dass alle Teilnehmenden von deinem Webinar profitieren können.

Vor dem Webinar

Veranstalter, die ihren Kund:innen hochwertige Webinare anbieten möchten, sollten folgende Punkte vor dem Webinar prüfen.

1. Technische Ausrüstung der Referierenden prüfen

[ ] Computer und Software: Stelle sicher, dass die Computer aller Referierenden die Anforderungen erfüllen und der Zugriff auf die verwendete Webinar-Software funktioniert.

Mit dem Livingroom-Check Probleme vermeiden: Bei uns testen Referierende und Teilnehmende ihren Zugang selbständig vor dem Webinar.

[ ] Internetverbindung: Eine stabile und schnelle Internetverbindung ist unerlässlich. Referierende in Webinaren sollten eine kabelgebundene Verbindung verwenden. Auch die schnellsten WLAN-Verbindungen sind Schwankungen ausgesetzt. Das kann zu Problemen oder sogar Unterbrüchen führen. Das Kabel verhindert solche Verbindungsabbrüche.

[ ] Kamera und Mikrofon: Referierende sollten ihre Kamera und Mikrofone testen, um sicherzustellen, dass Bild und Ton klar und deutlich sind. Ein hochwertiges Mikrofon oder ein Headset verbessert die Tonqualität erheblich.

[ ] Beleuchtung: Gute Beleuchtung verbessert die Qualität des Bildes deutlich. Es ist wichtig, dass die Teilnehmenden das Gesicht der Referierenden gut erkennen können. Natürliches Licht oder zusätzliche Lampen können helfen, Schatten zu vermeiden.

2. Inhalte vorbereiten

[ ] Stil, Inhalte und Interaktionen besprechen: Sollen Slides gezeigt werden? Gibt es Umfragen bei den Teilnehmenden? Welche anderen interaktiven Features der Webinar-Software werden eingesetzt? Tauschen sich die Referierenden in einem Gespräch aus oder übernimmt jeder einen eigenen Teil? Das Webinar sollte vom Inhalt und Ablauf gut vorbereitet werden.

[ ] Slides erstellen: Falls Slides gezeigt werden, erstelle eine ansprechende und gut strukturierte Präsentation. Achte darauf, dass alle Slides klar und leserlich sind. Verzichte auf Animationen in deiner Powerpoint-Präsentation. Diese können in der Online-Übertragung in der Regel nicht flüssig übertragen werden.

[ ] Materialien versenden: Falls es wichtige Materialien gibt, die deine Teilnehmenden vor dem Webinar konsultieren sollten, stelle sicher, dass diese verschickt wurden.

3. Webinar-Software einrichten

[ ] Einstellungen anpassen: Stelle sicher, dass deine Webinar-Software korrekt auf das anstehende Webinar eingestellt ist. Die möglichen Einstellungen variieren je nach Software.

[ ] Schulung durchführen: Informiere Moderator:innen und Referierende über die Funktionen der Webinar-Plattform. Wenn das Webinar startet, sollten alle Fragen geklärt und die Referierenden mit dem Handling der Software vertraut sein.

[ ] Kommunikation vorbereiten: Informiere deine Teilnehmenden über die wichtigsten Themen zur Vorbereitung deines Webinars. Das beginnt mit dem Versand einer Anmeldebestätigung und endet mit dem Versand des Zugangslinks.

Spare Zeit in der Administration deiner Weiterbildungen: Automatisiere repetitive Aufgaben mit der Livingroom Event-Plattform

4. Support leisten

[ ] Testing: Biete deinen Teilnehmenden die Möglichkeit, ihre Infrastruktur vor dem Webinar zu testen, um sicherzustellen, dass Probleme beim Zugriff frühzeitig entdeckt werden.

[ ] Probleme lösen: Können Teilnehmende bei diesem Testing nicht auf die Webinar-Software zugreifen, das Bild nicht sehen oder den Ton nicht hören, melden sie sich bei dir. Hilf ihnen, das Problem zu identifizieren, es zu lösen oder die richtige Stelle dafür zu finden.

Während des Webinars

1. Technische Überwachung

[ ] Systemüberwachung: Überwache während des Webinars die technische Performance des Systems. Achte auf Warnmeldungen oder Performance-Probleme. Falls du das nicht selber leisten kann, sorge dafür, dass der Provider deiner Software das übernimmt.

[ ] Support leisten: Auch während des Webinars melden sich erfahrungsgemäss immer wieder einzelne User, die technische Probleme haben. Stelle sicher, dass sie sich für die Behebung des Problems an jemanden wenden können.

[ ] Backup-Plan: Stelle sicher, dass du einen Plan B hast, falls dein Gerät im dümmsten Moment den Geist aufgibt. Idealerweise hast du einen zweiten Laptop oder ein iPad mit einer guten Kamera zur Hand.

2. Interaktion mit dem Publikum

[ ] Publikum animieren: Ermutige die Teilnehmenden bereits zum Start, ihre Fragen zu stellen und sich am Webinar aktiv zu beteiligen. Eine abwechslungsreiche Moderation und ein engagierter Präsentationsstil generieren eine einladende Atmosphäre für Gespräche. Das erhöht das Engagement der Teilnehmenden.

[ ] Fragen und Antworten: Nutze die Chat- oder Q&A-Funktion, um Fragen aus dem Publikum zu beantworten. Konsultiere diese Quellen regelmässig und nimm die eingegangenen Fragen auf.

[ ] Umfragen und weitere Features: Interagiere mit deinem Publikum durch Umfragen oder Abstimmungen, um die Beteiligung zu erhöhen und wertvolles Feedback zu erhalten. Nutze weitere interaktive Funktionen, die die Webinar-Software bietet.

[ ] Sprache und Tempo: Achte auf eine klare und deutliche Sprache sowie ein angemessenes Tempo. Erkläre komplexe Sachverhalte verständlich, auch wenn du zu einem Fachpublikum sprichst.

Nach dem Webinar

1. Technische Nachbereitung

[ ] Aufnahme speichern und bearbeiten: Speichere das aufgezeichnete Video deines Webinars. Falls notwendig: Entferne technische Pannen oder Störgeräusche.

[ ] Weitere Daten sichern: Sichere alle wichtigen Daten und Informationen, die während des Webinars gesammelt wurden, wie z.B. Chat-Logs, Feedbacks und Teilnehmerlisten.

2. Feedback einholen

[ ] Umfragen versenden: Sende den Teilnehmenden einen Fragebogen, um Feedback zu erhalten und Verbesserungspotenzial zu identifizieren.

[ ] Debriefing durchführen: Mit anderen Referierenden oder Mit-Veranstaltern solltest du ein detailliertes Debriefing durchführen. So erkennst du, wo es noch Potential für Optimierung gibt. Du kannst bei dieser Gelegenheit auch herausfinden, ob gute Referierende auch künftig bei deinen Webinaren mitwirken möchten oder nicht.

[ ] Analyse der Interaktion: Analysiere die Interaktionsdaten, um zu verstehen, welche Teile des Webinars am effektivsten waren.

3. Weitere Nachbereitung

[ ] Ressourcen teilen: Teile die Aufzeichnung des Webinars und andere relevante Materialien mit den Teilnehmern.

[ ] Client Relationship Management: Übermittle die Daten – soweit zulässig – an dein CRM-System. So kannst du deine Kund:innen über künftige weitere Webinare informieren.

Fazit

Ein erfolgreiches Webinar erfordert eine gründliche Vorbereitung, aufmerksame Durchführung und eine effektive Nachbereitung.

Indem du die technische Ausrüstung überprüfst, die Inhalte vorbereitest, die Präsentation mit allen Referierenden besprichst und die Software einrichtest, stellst du sicher, dass alles reibungslos verläuft. Während des Webinars ist es wichtig, auf technische Probleme zu achten, Supportleistungen anzubieten und aktiv mit deinem Publikum zu interagieren. Nach dem Webinar solltest du die Aufzeichnung bearbeiten, Feedback einholen und weitere Materialien teilen.

Mit dieser technischen Checkliste bist du bestens gerüstet, um dein nächstes Webinar erfolgreich zu gestalten und einen bleibenden Eindruck bei deinem Publikum zu hinterlassen.