Warum Online-Events?

Effizienz: Im Vergleich zu einer physischen Veranstaltungen sind Webinare deutlich effizienter. Der Organisationsaufwand beschränkt sich auf die virtuelle Umgebung. Es müssen keine Räumlichkeiten gesucht werden und auch der Reiseaufwand entfällt.

Höhere Reichweite: Die Reichweite ist gleich in dreierlei Hinsicht grösser: (1) Geographisch: Teilnehmende aus aller Welt können problemlos dabei sein. (2) Menge: Es passen deutlich mehr Leute in so ein Webinar als in einen Seminarraum – oder zumindest muss man sich über die Grösse des gebuchten Raums weniger Sorgen machen. (3) Zeitlich: Webinare lassen sich einfach aufzeichnen. So kann der Inhalt problemlos auch nachträglich noch zugänglich gemacht werden.

Nachhaltigkeit: Reduzierung des ökologischen Fussabdrucks durch weniger Reisen. Unternehmen und Organisationen setzen vermehrt auf klimafreundliche Event-Lösungen.

Weitere Infos zu den Vorteilen von Webinaren.

Was sind Besonderheiten bei Online-Events?

Im Vergleich zu physischen Events haben virtuelle Veranstaltungen einige Besonderheiten:

Digitale Interaktion: Chat, Q&A-Sessions und Live-Umfragen fördern den Austausch und binden das Publikum aktiv ein.

Technische Infrastruktur: Eine stabile Internetverbindung und geeignete Hardware sind essenziell, um ein reibungsloses Event zu gewährleisten.

Aufmerksamkeitsspanne: Kürzere Sessions und interaktive Elemente halten die Teilnehmenden bei der Stange. Lange Präsentationen ohne Interaktion führen zu Abwanderung.

Slides: Inhalte auf Folien präsentieren funktioniert gut. Die Slides sollten aber nicht überladen werden. Das lenkt die Teilnehmenden ab. Die Folien sollten eine Ergänzung des Gesprochenen sein, sodass man immer aktiv zuhört.

Wie bereitet man Webinare vor?

Eine gute Vorbereitung ist entscheidend für den Erfolg eines Webinars:

Thema und Zielgruppe festlegen: Welches Problem oder welche Frage soll das Webinar beantworten? Wer sind die idealen Teilnehmenden?

Hochkarätige Speaker:innen einladen: Ausgewiesene Expert:innen sorgen für Glaubwürdigkeit und Relevanz.

Agenda mit klaren Zeiten und Pausen erstellen: Ein strukturierter Ablauf hilft, das Interesse aufrechtzuerhalten.

Technik-Check durchführen: Kamera, Mikrofon, Internetverbindung und Software testen, um technische Störungen zu vermeiden.

Interaktive Elemente einplanen: Umfragen, Q&A-Sessions oder Breakout-Sessions sorgen für eine dynamische Teilnahme.

💡 Tipp: Eine Generalprobe mit allen involvierten Personen hilft, Pannen zu vermeiden und die technische Umsetzung zu perfektionieren.

Detaillierte Infos findest du in der technischen Checkliste für Webinare.

Die richtige Event-Lösung: Mit welcher Plattform Webinare durchführen?

Die Wahl der Event-Plattform hängt von den Anforderungen ab:

Zoom Events: Einfach und weit verbreitet, ideal für kleinere bis mittelgrosse Webinare mit bis zu mehreren hundert Teilnehmern.

Microsoft Teams: Gut für Unternehmen, die bereits das Microsoft-Ökosystem nutzen und geschlossene interne Veranstaltungen abhalten möchten.

Spezialisierte Eventplattformen: Umfangreiche Funktionen für professionell organisierte Online-Events. Diese Tools bieten auch in der Organisation wertvolle Features für Veranstalter.

Das beste Tool für Webinare? Mehr zum Vergleich zwischen Zoom, Teams und spezialisierten Anwendungen.

Webinare richtig vermarkten

Damit Ihr Webinar die gewünschte Reichweite erzielt, ist gezielte Vermarktung essenziell:

E-Mail-Marketing: Einladung an bestehende Kontakte versenden mit ansprechenden Betreffzeilen und klaren Call-to-Actions.

Social Media: LinkedIn, X, Instagram und Co. eignen sich besonders gut, um Reichweite zu generieren und relevante Zielgruppen anzusprechen.

Landingpage mit Anmeldeformular: Eine optimierte Anmeldeseite mit klarer Kommunikation der Webinar-Vorteile erleichtert die Conversion.

Kooperationen: Partnerschaften mit anderen Unternehmen, Influencern oder Organisationen können helfen, das Webinar in deren Communities bekannt zu machen und die Anmeldungen zu steigern.

Kommunikation nach der Anmeldung: Nach der Anmeldung ist vor der Teilnahme. Erinnerungsmails, Zugangslinks etc. Durch geschickte Kommunikation steigt das Engagement.

Mehr zur Vermarktung und Werbestrategien für Webinare.

Während dem Webinar

Ein reibungsloser Ablauf während des Webinars ist entscheidend:

Pünktlicher Start und Begrüssung: Liebe auf den ersten Blick? Oft entscheidet sich in den ersten Minuten eines Webinars, ob die Teilnehmenden aktiv mitmachen oder nur mit einem Ohr zuhören. Ein warmes Willkommen schafft eine angenehme Atmosphäre und gibt den Ton an.

Aktives Aktivieren: Die Teilnehmenden immer wieder direkt ansprechen und bspw. zum Fragenstellen motivieren. Wenn Umfragen durchgeführt werden, sollte die Moderation auf diese eingehen und allenfalls Rückfragen stellen. Ist der Bann erstmal gebrochen, sind die meisten User sehr aktiv.

Zeit für Fragen und Antworten einplanen: Teilnehmende haben oft wichtige Fragen, die individuell beantwortet werden sollten. Die Moderation des Webinars sollte lange Monologe verhindern, um dieses wichtige Zeitfenster nicht zu gefährden.

Nachbearbeitung des Events

Nach dem Webinar ist vor dem nächsten Event. Eine gute Nachbereitung steigert den langfristigen Erfolg:

Aufzeichnung und Materialien bereitstellen: Teilnehmende können Inhalte ansehen und weiterempfehlen.

Feedback einholen: Umfragen oder direkte Gespräche helfen, das nächste Event zu verbessern.

Daten analysieren: Teilnehmerzahlen, Verweildauer, Interaktion etc. helfen, die Veranstaltung zu bewerten.

Follow-up-E-Mails versenden: Wichtige Highlights und weiterführende Inhalte oder Angebote bereitstellen.

Fazit: Erfolgreiche virtuelle Events brauchen Strategie

Ein gut geplantes virtuelles Event kann genauso wirkungsvoll sein wie eine physische Veranstaltung – wenn es strategisch durchdacht ist. Klare Ziele, die richtige Plattform, spannende Inhalte und interaktive Elemente machen den Unterschied. Nutzen Sie diesen Leitfaden, um Ihr nächstes Online-Event erfolgreich zu gestalten!