Der Markt für digitale Weiterbildungen boomt. Immer mehr Menschen wollen online lernen. Viele Institutionen setzen für die virtuelle Variante ihrer Weiterbildungen auf Conferencing-Lösungen wie Zoom oder MS Teams. Genügen diese Programme den Anforderungen oder braucht es spezifische Plattformen für Weiterbildungen? Wir machen den Vergleich.

Exkurs: Was ist Conferencing?

Übersicht: Die beiden Lösungen im Vergleich

An alles gedacht? Hier findest du eine Checkliste für Webinare.

Details zum Vergleich

Benutzerfreundlichkeit

Conferencing-Tools wie Zoom und Microsoft Teams sind für ihre intuitive Benutzeroberfläche bekannt. Die Einrichtung und Teilnahme an Meetings ist in der Regel unkompliziert und erfordert wenig technische Vorkenntnisse.

Die Umsetzung von Online-Weiterbildungen ist jedoch komplizierter. Es braucht weitere Funktionen, um die Anforderungen von Teilnehmenden, Referierenden und Veranstalter erfüllen zu können. Zoom und Co. können diese nicht erfüllen oder es werden komplizierte Workarounds notwendig.

Spezifisch für Weiterbildungen konzipierte Plattformen bieten intuitive und mit den erforderlichen Funktionen ausgestattete Benutzeroberflächen. Das ermöglicht Usern, alle Schritte eines Webinars oder Seminars intuitiv zu meistern.

Vorteil Weiterbildungsplattform!

Funktionsumfang

Zoom und Microsoft Teams bieten grundlegende Funktionen: Videokonferenzen, Chat, Bildschirmfreigabe und Breakout-Rooms. Sie sind ideal für Meetings und kleinere interne Veranstaltungen oder Schulungen. Die Integration von Drittanbieter-Apps erweitert die Funktionalität, doch die Kernfunktionen bleiben auf allgemeine Kommunikationsanforderungen fokussiert.

Spezialisierte Plattformen bieten umfangreiche Funktionen, die speziell für Weiterbildungen konzipiert sind. Sie erlauben es den Veranstaltern das Format der Weiterbildung flexibler zu gestalten. Mit diesen Plattformen können Webinare, Workshops, Tagungen, hybriden Events und weitere Formate von der Anmeldung bis zum Streaming reibungslos umgesetzt werden.

Zudem bieten spezialisierte Plattformen weitere Funktionen. Dazu gehören – je nach Plattform – Networking-Möglichkeiten, integrierte Registrierungs- und Bezahlsysteme sowie detaillierte Analysetools. Diese Funktionen ermöglichen es Veranstaltern, umfangreiche und interaktive Events zu gestalten, die über die Möglichkeiten der Conferencing-Tools hinausgehen.

Vorteil Weiterbildungsplattform!

Skalierbarkeit

Zoom und Microsoft Teams haben die Skalierbarkeit perfektioniert. Auch grosse Mengen an Usern können sich in ein Meeting einloggen. Begrenzt ist diese Skalierbarkeit jedoch durch die administrativen Hürden. Da diese Tools wenig Automatisierungen hinsichtlich der Prozesse rund um die Veranstaltung bieten (Anmeldung, Versand Link, Rechnungsstellung etc.) bedeutet die Betreuung von grossen Mengen an Teilnehmenden einen hohen administrativen Aufwand.

Spezialisierte Plattformen bieten in der Regel auch Lösungen für die Optimierung der administrativen Prozesse. Das spart Zeit und Geld.

Nicht alle dieser Plattformen sind jedoch darauf ausgelegt, sehr grosse Teilnehmerzahlen zu bewältigen oder mehrere Sessions gleichzeitig zu hosten. Sind grössere Events geplant, lohnt es sich beim Einkauf einer Plattform hier gut hinzuschauen.

Unentschieden!

Interaktivität

Interaktive Funktionen sind bei Zoom und MS Teams auf grundlegende Tools wie Umfragen und Reaktionen beschränkt. Die Meetings haben kaum Features, um Teilnehmende in längeren Weiterbildungen dauerhaft zu fesseln.

Spezialisierte Plattformen bieten meist weitere Interaktionsmöglichkeiten, wie bspw. Networking-Matchmaking, Live-Chats, Q&A-Sessions, Umfragen, interaktive Agenden, Spiele und Belohnungssysteme  und Gamification-Elemente. Diese Funktionen fördern eine dynamische Interaktion zwischen den Teilnehmern und machen Veranstaltungen lebendiger und ansprechender.

Vorteil Weiterbildungsplattform!

Sicherheit und Datenschutz

Zoom und Microsoft Teams geben an, dass sie robuste Sicherheitsfeatures bieten. Dazu gehören End-to-End-Verschlüsselung, Authentifizierung und Zugangskontrollen. Microsoft Teams, als Teil der Microsoft 365-Suite, integriert sich in bestehende Sicherheitsprotokolle von Unternehmen. Viele grosse Organisationen arbeiten mit Microsoft-Produkten, was Microsoft Teams zu einem attraktiven Partner macht.

Trotz dieser Zusicherungen gab es in der Vergangenheit immer wieder Datenschutz-Skandale und Sicherheitsbedenken. Gerade für Weiterbildungsinstitutionen in der Schweiz und Europa gibt es beim Datenschutz keinen Spielraum für Kompromisse. Die grossen Conferencing-Plattformen aus Drittstaaten lassen hier viele Fragezeichen offen.

Spezielle Event-Plattformen aus Europa und der Schweiz kennen die erhöhten Anforderungen des Datenschutzes. Die regelkonforme Verarbeitung personenbezogener Daten liegt in der DNA dieser Produkte und die Plattformen bieten erweiterte Sicherheitsmassnahmen wie detaillierte Berechtigungsstufen, Datenverschlüsselung und sichere Zahlungsmethoden.

Vorteil Weiterbildungsplattform!

Integrationen und API-Zugriff

Zoom und Microsoft Teams bieten Integrationen mit einer Vielzahl von Drittanbieter-Apps und -Diensten, darunter CRM-Systeme, Marketing-Tools und Projektmanagement-Software. Diese Integrationen ermöglichen eine nahtlose Zusammenarbeit innerhalb bestehender Systeme. Beide Plattformen bieten auch API-Zugriff, um benutzerdefinierte Anwendungen und Integrationen zu entwickeln. Die Standardisierung dieser Schnittstellen verunmöglicht es jedoch, Spezialwünsche anzubringen. Da diese Integrationen nicht auf die Weiterbildung ausgerichtet sind, können nicht alle Funktionen und Automatisierungen umgesetzt werden.

Spezialisierte Weiterbildungsplattformen bieten ebenfalls umfangreiche Integrationsmöglichkeiten. Diese sind oft speziell auf Event-Management-Tools und Marketing-Automatisierung ausgerichtet. APIs und Webhooks ermöglichen es, massgeschneiderte Lösungen zu entwickeln, die den spezifischen Bedürfnissen von Webinaren und Seminaren entsprechen. Dies kann die Einbindung von Registrierungssystemen, Ticketverkauf, Sponsoring-Management und Analytics umfassen.

Unentschieden!

Branding und Personalisierung

Zoom und Microsoft Teams bieten kaum Möglichkeiten zur Anpassung des Erscheinungsbilds. Unternehmen sind hier im Vergleich zu spezialisierten Event-Plattformen stark eingeschränkt.

Spezialisierte Plattformen berücksichtigen die Bedeutung des Brandings für Bildungsinstitutionen. Sie unterstützen ihre Kunden dabei, den Teilnehmenden eine einheitliche Experience in deren Corporate Design zu bieten und treten gegenüber den Usern hinter die Veranstalter zurück. Von individuellen Event-Websites über gebrandete Registrierungsseiten bis hin zu personalisierten E-Mail-Kampagnen – die Möglichkeiten zur Individualisierung gehen deutlich über das Angebot bei Microsoft Teams und Zoom hinaus.

Vorteil Weiterbildungsplattform!

Netzwerk- und Community-Funktionen

Networking ist bei Zoom und Microsoft Teams in der Regel auf Breakout-Räume und Chat-Funktionen beschränkt. Diese sind ausreichend für Meetings und kleinere Veranstaltungen, fördern den Austausch jedoch kaum. Sie bleiben weit hinter dem Networking, das Teilnehmende normalerweise bei physischen Veranstaltungen geniessen.

Spezialisierte Plattformen bieten fortschrittliche Netzwerkfunktionen. Dazu gehören bspw. virtuelle Lounges, 1:1 Video-Matchmaking und Community-Foren. Diese Tools fördern den Austausch und die Vernetzung unter den Teilnehmenden. Das ist wichtig bei Fachtagungen, bei denen neben dem Inhalt auch die Pflege des Netzwerks ein Verkaufsargument darstellt. Diese Plattformen bieten teilweise auch gamifizierte Netzwerkoptionen, die das Engagement der Teilnehmenden erhöhen können.

Vorteil Weiterbildungsplattform!

Support und Event-Management-Dienstleistungen

Zoom und Microsoft Teams bieten technischen Support, meist in Form von Dokumentationen, FAQs und Community-Foren und Premium-Support-Optionen. Es ist jedoch unmöglich, bei Problemen kurzfristig Hilfe zu erhalten. Telefonisch oder per E-Mail erreichen Organisationen bei diesen Diensten niemanden und bleiben auf sich allein gestellt.

Neben einem erreichbaren Support bieten spezialisierte Plattformen oft umfangreiche Event-Management-Dienstleistungen an. Dazu gehören automatisierte Zugangschecks mit Hinweisen zur Problemlösung, Unterstützung bei der Planung und Durchführung des Events, Schulungen für Veranstalter und Teilnehmende sowie dedizierte Pikett-Dienste, die allen involvierten Personen bei der Lösung von Problemen und der Optimierung des Events helfen.

Vorteil Weiterbildungsplattform!

Technologische Infrastruktur und Zuverlässigkeit

Zoom und Microsoft Teams sind auf eine breite Nutzung ausgelegt. Die Tools bieten hohe Zuverlässigkeit und Skalierbarkeit. Sie nutzen Cloud-basierte Infrastrukturen, die weltweit erreichbar und in der Regel selbst bei hoher Nutzung sehr robust sind.

Spezialisierte Plattformen sind darauf ausgelegt, hohe Anforderungen an Stabilität und Performance zu erfüllen. Sie bieten oft redundante Server, erweiterte Backup-Systeme und spezialisierte Technologieteams, um die Zuverlässigkeit und den Support zu gewährleisten.

Unentschieden!

Analytics und Reporting

Zoom und Microsoft Teams bieten lediglich grundlegende Berichts- und Analysetools. Veranstalter können Teilnehmerlisten exportieren, die Meeting-Dauer und erhalten rudimentäre Daten zur Interaktion.

Mit spezialisierten Plattformen können Veranstalter deutlich mehr über den Erfolg der Weiterbildungen sowie das Verhalten und die Bedürfnisse ihrer Kund:innen erfahren. Metriken wie Verweildauer in Sessions, Interaktionsraten bei Umfragen und Netzwerkanalysen ermöglichen eine umfassende Bewertung des Event-Erfolgs und helfen, zukünftige Veranstaltungen zu optimieren.

Vorteil Weiterbildungsplattform!

Kosten

Zoom und MS Teams bieten kostenlose Basisversionen und relativ kostengünstige Abonnements für kleine bis mittelgrosse Unternehmen. Die Kosten steigen mit zusätzlichen Funktionen und grösserer Teilnehmerzahl jedoch stark an. Trotzdem bleiben sie im Vergleich oft tiefer als die Preise für die Nutzung spezialisierter Event-Plattformen.

Spezialisierte Plattformen kosten oft etwas mehr. Sie bieten jedoch meist einen viel grösseren Funktionsumfang, personalisierte Lösungen und professionellere Online-Weiterbildungen. Für grosse Events oder professionelle Institutionen mit einem umfangreichen Katalog an Weiterbildungen bieten sie ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis.

Webinar-Alternativen zu Zoom findest du hier.

Fazit

Die Wahl zwischen traditionellen Conferencing-Tools und spezialisierten Event-Plattformen hängt stark von den spezifischen Anforderungen der Veranstaltung ab.

Zoom und Microsoft Teams sind auf Conferencing ausgelegt und eignen sich daher für alltägliche Meetings, Schulungen und kleinere Events. Dank ihrer mittlerweile grossflächigen Verbreitung sind die User mit der Nutzung vertraut. Beide Tools sind kostengünstig und ermöglichen den Einstieg.

Professionelle Institutionen mit mehreren Weiterbildungen und einer grösseren Anzahl Teilnehmenden profitieren hingegen von den Funktionen spezialisierter Plattformen. Alleine die Administration der Veranstaltungen, Teilnehmenden und Referierenden sowie die Abwicklung von Zahlungsprozessen ist mit diesen Systemen deutlich einfacher. Das spart Zeit und Geld. Zudem zeichnen sich die Plattformen durch erweiterte, auf die Anforderungen von Weiterbildungen ausgerichtete Funktionen aus. Das ermöglicht Veranstaltern bspw. die Interaktion mit den Teilnehmenden und die nachhaltige Kundenbindung.

Institutionen der Weiterbildung sollten daher ihre Anforderungen vollständig definieren und das Potential beider Varianten genau feststellen, um die beste Lösung zu wählen.